实时翻译能把句子看懂，但跨境里真正出事的往往是同一个词今天一种译法、明天另一种：起订量、现货、色牢度、FOB、认证名称、内部色号。HelloGPT翻译器的词库或术语表，是把这些词在指定语言预设里写成唯一对应。下面只讲词库：收哪些词、怎么录入、怎样验证已经生效、改词之后旧聊天怎么办。

词库管的是“固定译法”，不是把整句写死

词库适合：产品型号、品牌写法、材料名、认证名、港口、贸易术语、你们内部对“现货”“定做”“含税”的对外固定说法。

不适合整段塞进词库的：完整报价政策、会随季节变的促销口号、一次性解释。那些走快捷回复模板。词条过长，引擎会在不该出现的地方硬插入整段话。

一个词条只锁一对方向里的一种写法。中文“起订量”对应泰语、越南语、英语各写清楚，不要在同一条里堆三种互相打架的译法。

先跟语言预设绑在一起

词库应挂在“泰国批发-中泰”“欧洲-商务中英”这类预设下，而不是一个巨大的全球词库让所有对话共用。服装色号和机械电压放在同一张无分组表里，会在错误的句子里被触发。

打开对应预设，进入术语或词库编辑。能分组就按：产品名、规格单位、价格条款、物流、售后责任。分组是为了以后改政策时只动一块，不是为了好看。

多开账号时，欧洲号不要加载泰国专用缩写。词库可见范围跟着账号和市场走，和快捷回复同一原则。

收录顺序：从已经译错的词开始，不要先做词典工程

把近一周聊天里让你皱眉的词抄下来。出现两次以上的优先录入。先有三十个真会碰到的词，比一次导入三千个从未用过的词有用。

每一条写：中文原文、目标语固定译文、是否允许大小写变化、是否整词匹配。型号、SKU、认证编号设为整词匹配并保持原文不译，比“翻译得更本地”更安全。

单位和符号单独锁：mm、kg、V、%、币种代码。不要让引擎把单位意译成另一种度量却不换算。

容易误伤的普通词不要锁。例如把“订单”锁成某一个非常特殊的法律用语，日常催单全会变得吓人。只锁你们有内部定义、通用翻译会漂的那些。

录入和批量导入

少量词在编辑页逐条加，保存后用测试句立刻验证。

已有Excel清单时，按模板列齐中文、目标语、分组、是否不译，再导入到对应预设。导入后抽查十条，确认没有把表头、空行、内部备注当成词条。

同一中文不要在同一预设里建两条不同译文还都启用。调用时无法判断用哪一条，等于没锁。旧译法停用，只留当前对外口径。

团队里指定一个人改条款类词条。颜色昵称可以各补，定金比例和责任用语必须统一。

怎样确认词条已经生效

在测试对话里输入包含该词的完整句，看发送预览。型号应原样，术语应变成你写死的那一个，而不是近义但不同的词。

再从对方方向测：让测试号发来带该术语的外文，中文是否回到你们内部习惯的叫法。只锁出发、不锁接收，内部讨论会对不齐。

聊天、快捷回复、文件翻译应共用这一套。文件说明书里认证名和WhatsApp里认证名不同，说明词库没挂到文件通道，去文件翻译里选同一术语表。

离线出差前，确认词库已在本机。只存在云端的表，断网时不会生效。

改词、停用和已经发出去的话

政策变了，改词条只影响之后的新翻译。已经发出的气泡不会倒回去改写。进行中的订单若涉及该词，对客户另发更正，并写清以哪一句为准。

停用比删除稳妥。某条产品线不做了，停用它的色号表，列表干净，以后恢复还能打开。

改完立刻用同一测试句再看预览。有缓存时先关开该会话或等提示的生效时间，不要以为保存按钮等于对方已经看到新译法。

和模板、预设、群发的分工

预设决定语种和语气。词库决定关键词唯一译法。模板决定整句骨架。群发只是把模板送到一批人。四层不要互相替代：不要把整份报价塞进词库，也不要靠群发去修正一个锁错的术语。

发现群发里术语不统一，先停群发，改词库，再小范围重发更正，不要在错误词条上继续放大。

验收清单

三条含型号的句子，型号在预览里原样出现。

一条含“现货”或你们等价政策词的句子，目标语是当前对外口径，不是通用词典里的另一个词。

同一认证名在聊天预览和文件对照稿里一致。

停用旧词条后，新句子不再出现旧译法。

错误的普通词没有被误锁，日常“订单”“图片”仍是普通说法。

日常维护

每周把新译错的词补进对应分组，而不是攒到无法收拾。

新市场先复制最接近的词库再改，不要从空白开始。

数字和责任相关的词一改，通知所有用这个预设的人，避免有人还按旧译法口头解释。

词库不能代替开发客户，也不能让引擎懂你所有行话以外的幽默。它只让关键称呼和条款在同一种语言里保持同一张面孔。从真错过的词收起、按预设分组、整词锁型号、改后测预览、旧句另发更正，这五步做完，翻译才从“每次都不一样”变成可以交给一线直接用的口径。